Fichier client Excel : modèle gratuit, colonnes et règles RGPD

Un fichier client sur Excel suffit largement pour démarrer : une ligne par contact, des colonnes bien définies, quelques listes déroulantes et une date de prochaine action. Ce qui le rend fragile, ce n'est pas l'outil, c'est l'absence de règles de saisie. Voici un modèle à reproduire, les règles qui le gardent exploitable, ce que le RGPD impose pour un fichier de clients et de prospects, et les signes qu'il est temps de passer à un CRM.

Les colonnes d'un bon fichier client

Un fichier client sert à trois choses : retrouver une personne, savoir où en est la relation, et savoir quoi faire ensuite. Chaque colonne doit servir l'une de ces trois questions. Les autres sont à supprimer : elles alourdissent la saisie et, au regard du RGPD, vous ne devez collecter que ce qui est nécessaire.

Le modèle à reproduire

Créez une feuille avec ces colonnes, dans cet ordre, puis transformez la plage en tableau (Insertion, puis Tableau) pour que les filtres et les formules suivent automatiquement les nouvelles lignes.

Colonne	Exemple	Règle de saisie
ID	C-0042	Unique, jamais réutilisé
Type	Prospect	Liste : Prospect, Client, Ancien client, Partenaire
Société	Menuiserie Lambert	Raison sociale complète, sans abréviation
SIREN	812 345 678	9 chiffres, format texte
Prénom	Claire	Une colonne à part
Nom	Lambert	Une colonne à part
Fonction	Gérante	Texte court
E-mail	claire@menuiserie-lambert.fr	Une seule adresse par cellule
Téléphone	+33 6 12 34 56 78	Format international, format texte
Ville	Annecy	Texte
Source	Salon	Liste : Site web, Salon, Recommandation, Appel entrant
Étape	Proposition envoyée	Liste : Premier contact, Rendez-vous, Proposition, Gagné, Perdu
Responsable	KB	Liste des initiales de l'équipe
Premier contact	14/03/2026	Date, jamais de texte
Dernier échange	02/10/2026	Date
Prochaine action	Rappeler après réception du plan	Verbe + objet, une seule action
Date prochaine action	27/10/2026	Date
Opposition prospection	Non	Liste : Oui, Non
Commentaire	Préfère être appelée le matin	Factuel, sans jugement

Si vous vendez à des particuliers, remplacez Société et SIREN par une adresse postale, et ajoutez une colonne « Consentement e-mail » avec la date à laquelle il a été donné (voir la partie RGPD).

Les règles de saisie qui évitent le chaos

Un fichier partagé par trois personnes se dégrade en quelques semaines si chacun saisit à sa manière. Fixez ces règles dès la première ligne.

Une ligne par contact

Une personne égale une ligne. Si une entreprise a deux interlocuteurs, elle occupe deux lignes avec le même nom de société. Ne mettez jamais deux e-mails dans une cellule ni deux personnes sur une ligne : le tri, le filtre et tout import futur deviennent impossibles.

Des listes déroulantes partout où c'est possible

Type, source, étape, responsable : ces colonnes ne doivent accepter que des valeurs prévues. Dans Excel, sélectionnez la colonne, puis Données, Validation des données, et choisissez Liste (aide Microsoft). Placez les valeurs dans un onglet « Listes » pour les modifier à un seul endroit. Sans cela, vous aurez vite « Salon », « salon pro » et « SALON 2026 » dans la même colonne.

Des dates qui sont de vraies dates

Une date saisie comme du texte (« début octobre », « 2/10 ») ne se trie pas et ne déclenche aucune alerte. Imposez le format date avec la validation des données, et refusez tout le reste.

Des commentaires courts et factuels

La personne concernée peut demander à lire tout ce que vous avez écrit sur elle. La CNIL recommande de limiter les zones de commentaires libres, de privilégier des menus déroulants aux valeurs objectives et de bannir les remarques subjectives ou blessantes (CNIL, zones bloc-notes et commentaires). Écrivez « échange tendu sur le délai », pas un jugement sur la personne.

Suivre les relances dans le fichier

La colonne qui fait la différence est la date de prochaine action. Un contact sans prochaine action est un contact que personne ne relancera.

Ajoutez une colonne calculée « À relancer ». Si la date de prochaine action est en colonne Q :

=SI(ET(Q2<>"";Q2<=AUJOURDHUI());"À relancer";"")

Puis appliquez une mise en forme conditionnelle sur cette colonne pour colorer les lignes concernées. Chaque lundi, filtrez sur « À relancer » et triez par responsable : la liste de la semaine est prête.

Trois habitudes rendent ce suivi fiable :

après chaque échange, mettez à jour « Dernier échange », « Prochaine action » et sa date, même si l'action est « aucune, relancer en janvier » ;
une seule prochaine action par ligne : si vous en avez deux, la seconde va dans le commentaire ou dans votre outil de tâches ;
après un rendez-vous client, notez les engagements pris de part et d'autre ; notre modèle de compte rendu de réunion donne une structure courte pour le faire.

Ce qu'impose le RGPD pour un fichier de prospects et de clients

Dès qu'il contient des noms, des e-mails ou des numéros de personnes, votre fichier client est un traitement de données personnelles. Même une TPE de deux personnes est concernée.

Informer les personnes

Clients et prospects doivent savoir que vous traitez leurs données, pourquoi, et quels sont leurs droits (CNIL, gestion des clients et prospects). En pratique : une mention dans vos formulaires, vos devis ou votre premier e-mail, avec un moyen simple de s'opposer à la prospection. Le traitement doit aussi figurer dans votre registre des activités de traitement.

Avoir une base légale pour prospecter

Les règles diffèrent selon la cible (CNIL, prospection par courrier électronique) :

Professionnels : vous pouvez prospecter par e-mail sur la base de votre intérêt légitime, si le message est en rapport avec la profession de la personne, qu'elle a été informée et qu'elle peut s'y opposer.
Particuliers : la prospection par e-mail ou SMS demande un consentement préalable, sauf pour un client existant à qui vous proposez des produits ou services analogues.

D'où les colonnes « Opposition prospection » et, pour les particuliers, « Consentement e-mail » avec sa date. Une personne qui s'est opposée reste dans le fichier, marquée « Oui », pour ne plus être contactée.

Fixer une durée de conservation

Le référentiel de la CNIL sur la gestion commerciale retient ces durées (CNIL, questions-réponses) :

prospects : 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect ;
clients : pendant la relation commerciale, puis 3 ans après sa fin, pour la prospection.

À l'issue de ce délai, vous pouvez recontacter la personne pour savoir si elle souhaite continuer à recevoir vos messages ; sans réponse positive, supprimez ou archivez la ligne. La colonne « Dernier échange » sert précisément à repérer ces lignes : un filtre sur les dates de plus de trois ans, une fois par trimestre.

Protéger le fichier

Un fichier Excel envoyé en pièce jointe se retrouve vite dans dix boîtes mail. Gardez une seule version sur un espace partagé avec des accès nominatifs, retirez les accès au départ d'un salarié, et n'exportez que les colonnes nécessaires quand vous devez transmettre une liste.

Les signes qu'il est temps de passer à un CRM

Excel reste adapté tant qu'une ou deux personnes tiennent le fichier. Ces signes indiquent qu'il ne suffit plus :

Plusieurs versions circulent : « clients_v4_final.xlsx » et « clients_v4_Karim.xlsx » ne disent pas la même chose.
Des relances passent à la trappe malgré la colonne de suivi, parce que personne n'ouvre le fichier tous les jours.
L'historique est ailleurs : les échanges sont dans les boîtes mail de chacun, les comptes rendus dans des documents séparés, et le fichier n'en garde qu'une ligne.
Les doublons se multiplient : la même société saisie trois fois avec trois orthographes.
Vous ne savez pas qui a modifié quoi, ni quand une valeur a changé.
Une demande d'accès ou d'opposition vous prend une heure, parce que la personne apparaît dans plusieurs onglets et fichiers.
Vous voulez des droits différents : un commercial voit ses contacts, un assistant ne voit pas les commentaires.

Deux ou trois de ces signes suffisent pour envisager un outil dédié.

Comment migrer d'Excel vers un CRM

La migration se passe bien quand le nettoyage se fait avant l'import, pas après.

Faites une copie du fichier d'origine et ne travaillez que sur la copie.
Supprimez les doublons (Données, Supprimer les doublons), en vérifiant d'abord sur l'e-mail, puis sur le nom de société.
Normalisez : une valeur par cellule, prénom et nom séparés, dates au format date, téléphones au même format, valeurs de listes harmonisées.
Purgez les lignes qui dépassent vos durées de conservation : inutile de migrer des données que vous devriez supprimer.
Alignez les colonnes sur les champs du CRM : notez pour chaque colonne le champ de destination, et décidez quoi faire de celles qui n'ont pas d'équivalent.
Exportez en CSV UTF-8 (Fichier, Enregistrer sous, CSV UTF-8) pour conserver les accents.
Importez une dizaine de lignes pour tester, contrôlez-les une à une, puis importez le reste.
Archivez le fichier Excel en lecture seule et annoncez à l'équipe la date à partir de laquelle seul le CRM fait foi.

Vérifiez avant de choisir un outil s'il propose un import CSV ou Excel et comment il gère les doublons : c'est le point qui coûte le plus de temps.

Le cas d'Omeon

Dans Omeon, les contacts forment une table partagée par l'équipe, avec les champs d'un fichier client : nom, e-mail, téléphone, fonction, entreprise liée à une fiche société, étiquettes, source, date d'opt-in et description. On y cherche, filtre et trie comme dans un tableur, et les réunions tenues dans Omeon sont rattachées aux contacts qui y ont participé. Les données sont hébergées en Europe, avec la base de données en France.

Dans Omeon, l'assistant IA lit un fichier Excel ou CSV joint à la conversation et crée les contacts à partir de ses lignes : c'est pratique pour quelques dizaines de contacts, à vérifier ensuite. Pour un fichier plus gros, un import CSV direct des contacts arrive fin octobre 2026. Si vous confiez ce fichier à l'assistant, l'administrateur peut limiter les fournisseurs d'IA autorisés, par exemple aux modèles européens de Mistral ; notre comparatif Mistral ou ChatGPT détaille ce choix.

En résumé

Un fichier client Excel tient la route avec une ligne par contact, des listes déroulantes, de vraies dates et une prochaine action datée sur chaque ligne. Côté RGPD : informer, respecter l'opposition, conserver 3 ans au plus après le dernier contact pour un prospect, et écrire des commentaires factuels. Quand plusieurs personnes travaillent sur le fichier et que les relances se perdent, préparez la migration vers un CRM en nettoyant d'abord.

Questions fréquentes

Excel ou Google Sheets pour un fichier client ?

Les deux conviennent. Google Sheets facilite l'édition à plusieurs en même temps ; Excel en ligne via Microsoft 365 aussi. L'essentiel est d'avoir une seule version partagée, pas un fichier envoyé par e-mail.

Combien de temps garder un prospect dans le fichier ?

La CNIL retient 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect. Au-delà, recontactez-le pour savoir s'il souhaite continuer à recevoir vos messages, sinon supprimez ou archivez ses données.

Faut-il déclarer son fichier client à la CNIL ?

Il n'y a pas de déclaration à faire, mais le fichier doit figurer dans votre registre des activités de traitement, et vous devez pouvoir répondre aux demandes d'accès, de rectification et d'opposition.

Peut-on prospecter par e-mail les contacts du fichier ?

Pour des professionnels, oui, si le message concerne leur activité et qu'ils peuvent s'y opposer. Pour des particuliers, il faut leur consentement préalable, sauf s'ils sont déjà clients et que vous leur proposez des produits analogues.