Dans une petite entreprise, les congés se demandent souvent à l'oral, entre deux portes. Ça fonctionne jusqu'au jour où deux personnes indispensables partent la même semaine, ou où personne ne se souvient de ce qui avait été accordé. Un formulaire de demande de congés règle ce problème : il laisse une trace écrite, oblige à vérifier le solde et donne une réponse claire au salarié. Vous trouverez ici un modèle à copier, un modèle d'e-mail, un circuit de validation simple et les règles légales à garder en tête.

À quoi sert un formulaire de demande de congés

Le formulaire sert trois personnes à la fois :

  • le salarié, qui sait ce qu'il a demandé, quand, et ce qui lui a été répondu ;
  • le responsable, qui voit d'un coup d'œil les dates, le type de congé et le solde restant ;
  • la personne qui prépare la paie, salarié en interne ou expert-comptable, qui reçoit une information fiable.

Il protège aussi les deux parties en cas de désaccord. Une demande écrite et une réponse datée valent mieux que deux souvenirs différents.

Ce que doit contenir le formulaire

Les rubriques utiles :

  1. L'identité du salarié : nom, prénom, poste ou service.
  2. Le type de congé : congés payés, RTT si l'entreprise en a, congé sans solde, congé pour événement familial, récupération.
  3. Les dates : premier jour d'absence, jour de reprise, demi-journées éventuelles.
  4. Le nombre de jours décomptés, en précisant l'unité (jours ouvrables ou jours ouvrés).
  5. Le solde avant et après la demande.
  6. L'organisation pendant l'absence : qui reprend les dossiers urgents.
  7. La réponse du responsable : accord ou refus, date, motif en cas de refus.

Ne demandez pas plus que nécessaire. Le RGPD impose de limiter les données collectées à ce qui sert vraiment, c'est le principe de minimisation rappelé par la CNIL. Le motif personnel d'un congé payé n'a pas à figurer sur le formulaire. Un arrêt maladie n'est pas un congé et ne passe pas par ce document.

Modèle de formulaire de demande de congés à copier

Copiez ce modèle dans votre traitement de texte ou votre outil de notes, puis remplacez les crochets.

DEMANDE DE CONGÉS

SALARIÉ
Nom et prénom : [nom prénom]
Poste ou service : [poste]
Responsable : [nom du responsable]

TYPE DE CONGÉ (cocher)
[ ] Congés payés
[ ] RTT
[ ] Congé sans solde
[ ] Congé pour événement familial : [précisez l'événement]
[ ] Récupération d'heures
[ ] Autre : [précisez]

DATES
Premier jour d'absence : [jj/mm/aaaa]  [ ] journée  [ ] après-midi
Dernier jour d'absence : [jj/mm/aaaa]  [ ] journée  [ ] matin
Date de reprise : [jj/mm/aaaa]
Nombre de jours décomptés : [nombre] jours [ouvrables / ouvrés]

SOLDE (rempli par le responsable ou la paie)
Solde avant la demande : [nombre] jours
Solde après la demande : [nombre] jours

ORGANISATION PENDANT L'ABSENCE
Dossiers en cours repris par : [nom]
Point de passation prévu le : [jj/mm/aaaa]

Date de la demande : [jj/mm/aaaa]
Signature du salarié : [signature]

RÉPONSE DU RESPONSABLE
[ ] Accordé
[ ] Refusé. Motif : [continuité du service, forte activité...]
    Dates proposées à la place : [jj/mm au jj/mm]
Date de la réponse : [jj/mm/aaaa]
Signature : [signature]

Modèle d'e-mail de demande de congés

Dans beaucoup de TPE, la demande part par e-mail. Gardez la même structure, en plus court.

Objet : Demande de congés payés du [jj/mm] au [jj/mm]

Bonjour [prénom],

Je souhaite poser des congés payés du [jour jj/mm/aaaa] au [jour jj/mm/aaaa] inclus,
avec une reprise le [jour jj/mm/aaaa], soit [nombre] jours [ouvrables / ouvrés].

D'après mon dernier bulletin de paie, mon solde est de [nombre] jours.
Pendant mon absence, [nom] reprend [dossiers ou clients concernés].
Je ferai un point de passation avec [nom] le [jj/mm].

Merci de me confirmer votre accord, ou de me proposer d'autres dates
si cette période pose problème.

Bonne journée,
[prénom nom]

La réponse doit aussi être écrite. Un simple « Accordé, bonnes vacances » en retour d'e-mail suffit à garder la trace.

Un circuit de validation simple pour une TPE

Inutile de multiplier les niveaux. Dans une équipe de 3 à 20 personnes, ce circuit couvre l'essentiel.

1. Le salarié envoie sa demande à une seule personne

Le responsable direct, ou le gérant s'il n'y a pas de niveau intermédiaire. Écrivez noir sur blanc qui valide, et qui remplace cette personne quand elle est elle-même absente.

2. Le responsable vérifie trois points

  • le solde : le salarié a-t-il assez de jours ?
  • la couverture : qui d'autre est absent sur la période, et les tâches critiques sont-elles assurées ?
  • les règles de l'entreprise : période de prise des congés, ordre des départs, périodes de forte activité annoncées.

3. Une réponse écrite dans un délai fixé à l'avance

La loi ne fixe pas de délai de réponse. Fixez-en un en interne, par exemple une semaine, et tenez-le. En cas de refus, donnez le motif et proposez d'autres dates.

4. La décision est reportée au même endroit

Un tableau ou un calendrier partagé, visible par toute l'équipe, avec les congés accordés. La personne chargée de la paie y a accès ou reçoit une copie.

5. Les congés d'été sont collectés tôt

Pour les grandes vacances, demandez les souhaits de chacun en début d'année, puis arbitrez en une seule fois avec l'ordre des départs. Cela évite la règle du « premier arrivé, premier servi ».

Ce que dit le Code du travail

Ces règles concernent les salariés du secteur privé. Une convention collective ou un accord d'entreprise peut les adapter : vérifiez toujours les textes qui s'appliquent à votre entreprise.

  • Acquisition : le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables par an (article L3141-3).
  • Période de prise des congés : elle est fixée par accord collectif ou, à défaut, par l'employeur après avis du CSE s'il existe. Elle comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre et doit être communiquée aux salariés au moins deux mois avant son ouverture, soit au plus tard le 1er mars pour une période qui commence le 1er mai (service-public.gouv.fr).
  • Congé principal : il ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs, et au moins 12 jours ouvrables continus doivent être pris entre le 1er mai et le 31 octobre. Le reste peut être fractionné.
  • Ordre des départs : à défaut d'accord, l'employeur le fixe en tenant compte de la situation de famille (dont les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de PACS, et la présence d'une personne handicapée ou âgée en perte d'autonomie), de l'ancienneté et de l'activité chez d'autres employeurs. Les conjoints et partenaires de PACS qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané. L'ordre des départs est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ.
  • Délai de prévenance : sauf circonstances exceptionnelles, l'employeur ne peut pas modifier l'ordre et les dates de départ moins d'un mois avant la date prévue (article L3141-16).
  • Refus de l'employeur : il peut refuser les dates demandées, à condition que le refus ne soit pas abusif. La continuité du service, une forte activité ou des circonstances exceptionnelles peuvent le justifier. En l'absence de réponse, le salarié ne commet pas de faute en partant si l'employeur avait connaissance des dates (Code du travail numérique).

Les erreurs fréquentes

Accorder les congés à l'oral. Trois mois plus tard, personne n'est d'accord sur les dates. Une réponse écrite, même courte, évite le débat.

Laisser une demande sans réponse. Le silence ne protège pas l'employeur : si les dates étaient connues et qu'aucun refus n'a été formulé, le salarié peut partir sans commettre de faute.

Confondre jours ouvrables et jours ouvrés. Les jours ouvrables vont en général du lundi au samedi, les jours ouvrés correspondent aux jours travaillés dans l'entreprise, souvent du lundi au vendredi. Une semaine de congé compte 6 jours ouvrables ou 5 jours ouvrés. Indiquez l'unité sur le formulaire.

Oublier le solde. Accorder des jours que le salarié n'a pas encore acquis crée une régularisation désagréable sur la paie.

Modifier les dates au dernier moment. Moins d'un mois avant le départ, ce n'est possible qu'en cas de circonstances exceptionnelles.

Ne pas avoir de vue d'ensemble. Les demandes validées une par une, sans calendrier commun, finissent par laisser un poste sans personne.

Collecter des informations inutiles. Le motif d'un congé payé ou des détails de santé n'ont rien à faire dans ce formulaire.

Passer du formulaire à un outil

Le formulaire papier ou Word suffit pour quelques demandes par an. Au-delà, trois options existent :

  • un tableur partagé : une ligne par demande, une colonne de statut, un onglet calendrier. Gratuit, mais le solde se calcule à la main ;
  • un formulaire en ligne, de type Google Forms ou Microsoft Forms, dont les réponses alimentent un tableur. La saisie est plus propre, la validation reste manuelle ;
  • un logiciel de gestion des congés ou un SIRH : demande en ligne, validation par le responsable, solde calculé, calendrier d'équipe. C'est plus confortable, au prix d'un abonnement de plus et d'un paramétrage initial.

Le bon choix dépend du nombre de salariés et de demandes. Gardez la même structure que le modèle ci-dessus : les rubriques ne changent pas d'un outil à l'autre.

Dans Omeon, l'outil que nous éditons, les congés et absences font partie du module équipe, avec la pointeuse et le planning. Le salarié n'a pas besoin de compte : il fait sa demande depuis la borne de pointage ou depuis son lien personnel sur mobile, avec son code. Le responsable valide ou refuse dans l'écran « À revoir », avec une note s'il le souhaite, et le salarié reçoit la décision par e-mail. Les types d'absence (congés payés, maladie, formation, sans solde, événement familial, récupération…) se paramètrent, le solde de congés payés est suivi en jours ouvrables (acquis en cours et à prendre), et les absences validées apparaissent dans le planning de la semaine. Le formulaire de cet article reste utile pour poser vos règles et les écrire dans votre politique de congés.

Questions fréquentes

Le formulaire de demande de congés est-il obligatoire ?

Le Code du travail n'impose pas de formulaire type. C'est l'entreprise qui fixe la procédure, par un accord, une note de service ou l'usage. Un écrit reste recommandé : c'est la seule preuve claire de la demande et de la réponse.

Combien de temps à l'avance faut-il demander ses congés ?

La loi fixe surtout des délais à l'employeur : informer de la période de prise des congés au moins deux mois avant son ouverture, communiquer l'ordre des départs un mois avant le départ. Le délai demandé au salarié est en général prévu par la convention collective, un accord ou les règles internes de l'entreprise.

L'employeur peut-il revenir sur des congés déjà accordés ?

Oui, mais pas moins d'un mois avant la date de départ prévue, sauf circonstances exceptionnelles. Une convention ou un accord peut prévoir d'autres délais.

Que faire si le responsable ne répond pas ?

Relancez par écrit en rappelant les dates. Selon le Code du travail numérique, si l'employeur avait connaissance des dates et n'a formulé aucun refus, le salarié ne commet pas de faute en partant. Pour éviter d'en arriver là, fixez un délai de réponse interne et tenez-le.